Hệ thống tự động hóa xử lý hóa đơn (AI OCR)

Thách thức:

Bộ phận kế toán phải xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi ngày từ email của nhà cung cấp. Việc nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót về số liệu và chậm trễ trong việc tổng hợp báo cáo chi phí.

Giải pháp:

Phát triển quy trình tự động hóa sử dụng Google Apps Script kết hợp với AI OCR (như Google Cloud Vision hoặc OpenAI GPT-4o) để tự động quét các email mới, tải tệp đính kèm (PDF, hình ảnh), trích xuất các thông tin quan trọng như: số hóa đơn, ngày phát hành, mã số thuế, danh sách sản phẩm, đơn giá và tổng tiền. Toàn bộ dữ liệu sau đó được chuẩn hóa và tự động ghi vào Google Sheets theo thời gian thực, đồng thời lưu trữ tệp gốc vào Google Drive để đối chiếu.

Kết quả đạt được:

• Tự động hóa 100% quy trình thu thập và phân loại hóa đơn từ Email.
• Giảm 95% thời gian nhập liệu thủ công cho bộ phận kế toán.
• Độ chính xác trích xuất dữ liệu đạt trên 98% nhờ công nghệ AI OCR hiện đại.
• Dữ liệu chi phí được cập nhật realtime, giúp quản lý theo dõi ngân sách tức thì.
• Hệ thống tự động cảnh báo khi có hóa đơn trùng lặp hoặc sai lệch thông tin.